La gestion des visiteurs : une fonction fiable et pratique

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La gestion des visiteurs permet d’accueillir et de gérer un grand nombre de groupes de personnes, ceci englobant de nouveaux invités, les visiteurs habituels, des fournisseurs récurrents et des collaborateurs de projets. Que ce soit au secrétariat, sur le lieu de travail, à l’accueil, dans le hall, aux guichets ou par Internet : vous affectez à vos invités l’interlocuteur respectif au sein de votre entreprise, vous distribuez des badges et vous définissez les zones auxquelles un invité a le droit d’accéder.

Via les préinscriptions effectuées par l’hôte, vous pouvez continuer à réduire les effectifs requis au niveau de la porte et de l’accueil. Au moyen d’un dialogue adapté à cette fin, vous pouvez facilement inscrire des groupes de visiteurs ou des visiteurs individuels, des visiteurs pour une journée ou pour plusieurs journées.

Le logiciel de sécurité « Réception », celui-ci étant utilisé pour la gestion des visiteurs, permet d’attribuer directement à des invités des droits d’accès pour des solutions hors ligne et en ligne. Font entre autres partie de leurs diverses caractéristiques fonctionnelles :

 

  • l’inscription et la désincription,
  • la distribution de laissez-passer et de badges de visiteurs,
  • la déclaration de confidentialité,
  • les instructions pour les visiteurs et la formation,
  • la liste noire,
  • la désinscription rapide,
  • le badgeage consécutif d’accompagnateurs,
  • manuels ou entièrement automatiques ainsi que l’archivage des données des visiteurs.
 

Grâce à des processus de travail adaptés de manière optimale, vous économisez un temps de travail précieux et vous procurez un séjour agréable à vos invités.

 

Les employés invitent leurs visiteurs via Outlook ou à l’aide de l’application « Invitation » dans le libre-service

Avec leurs visiteurs, les employés peuvent facilement convenir de rendez-vous : à l’aide d’une extension Outlook, conçue à cet effet, ou de l’application « Invitation » dans le libre-service, les employés et leurs invités échangent dès avant la date de la visite toutes les informations nécessaires, comme la date prévue, y compris les données de la visite et la description de l’itinéraire. Ainsi communique-t-on déjà en amont toutes les informations pertinentes, et tous les participants, donc les invités, les employés et le personnel d’accueil, profitent d’opérations d’inscription courtes.

 

Auto-inscription sur tablette

En vue de réduire le plus possible le volume du travail d’administration au niveau de l’accueil, il existe une solution pratique. Avec l’extension de logiciel « Auto-inscription basic », le visiteur peut s’inscrire lui-même à un kiosque d’auto-inscription distinct ou sur une tablette dans le hall en indiquant son prénom, son nom de famille, sa société et son interlocuteur. En même temps, le visiteur est informé sur des dispositions légales et des dispositions internes à la société (déclaration de confidentialité et formations). Parallèlement, le système établit automatiquement une préinscription pour l’employé chargé de l’accueil.

 

Auto-inscription « kiosque » au niveau de l’entrée annexe

Au niveau des entrées annexes ou dans des zones sans personnel d’accueil, l’application « Auto-inscription Pro » permet de continuer à améliorer le rapport coût-efficacité. Ainsi, les visiteurs peuvent-ils dès maintenant s’inscrire et se désinscrire eux-mêmes dans un kiosque d’auto-inscription ou sur une tablette dans la zone d’accueil ou dans le hall. Les données de visiteurs sont traitées automatiquement dans le système. L’enregistrement à l’accueil est supprimé et n’est pas requis. Ainsi des entrées annexes ou des agences/bureaux extérieurs non surveillés sont intégrés avec succès dans la gestion des visiteurs.  

 

Livre des visiteurs électronique dans le hall

La protection des données est l’objectif primordial. Cela vaut également pour le livre des visiteurs dans votre zone d’accueil. Afin d’agir en l’occurrence en conformité avec la protection des données, la numérisation de la gestion des visiteurs est une démarche que nous recommandons tout particulièrement. Ainsi vous êtes sûr(e) que les données de visites de vos invités ne sont pas accessibles publiquement et que l’on n’a pas besoin d’une version papier du livre des visiteurs. Dès maintenant, vous pouvez au moyen de l’application « Auto-inscription Pro » mettre à disposition de vos visiteurs un livre des visiteurs électronique. Ici vous faites l’économie du travail d’administration au niveau de l’accueil, et vos visiteurs sont gérés en conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD de l’UE).

 

 




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