Avec le règlement général sur la protection des données en vigueur dans l’UE (RGPD), les entreprises se voient confrontées à de nouvelles exigences dans le cadre de l’accueil de visiteurs. Le nouveau logiciel de gestion des visiteurs pour le système de contrôle d'accès IF-6040 de la société Interflex Datensysteme GmbH permet de faire face à la nouvelle situation sans changer les processus en place. Un module complémentaire offre la possibilité d’envoyer des invitations afin de réduire les files d’attente à l’accueil, ce qui apporte un plus en matière de sécurité tant pour les visiteurs que pour le personnel à l’accueil.
Le nouveau logiciel de gestion des visiteurs est destiné aux petites et moyennes entreprises qui souhaitent numériser les données des visiteurs conformément aux prescriptions légales prévue par le RGPD. En plus de l’avantage que représente l’abandon des formulaires papier, la numérisation peut aussi avoir un effet positif sur l’image de l’entreprise. Un visiteur qui trouve à l’accueil une tablette pour s’inscrire confortablement percevra l’entreprise d’accueil comme une organisation moderne et professionnelle.
Des processus habituels, un logiciel moderne
Le logiciel de gestion des visiteurs pour PME d’Interflex permet aux entreprises de conserver leurs processus d’accueil habituels, sans investissements supplémentaires majeurs ni restructurations importantes. Le visiteur se présente comme d’habitude à l’accueil, mais au lieu de s’inscrire sur le registre des visiteurs traditionnel, il se sert d’une tablette pour saisir ses données.
Inscription via tablette
Tout d’abord, le visiteur choisit la langue souhaitée, puis il est invité à accepter la déclaration de confidentialité de l’entreprise. A l’étape suivante, il saisit ses données personnelles (nom, prénom, etc.) et le n° de la plaque d’immatriculation de son véhicule, s’il utilise le parking de l’entreprise. Pour finir, il voit s’afficher sur l’écran les consignes de sécurité qu’il doit accepter pour compléter l’inscription.
Cette procédure d’inscription garantit que les données sont traitées conformément aux règles de protection des données tout en présentant l’entreprise d’accueil comme une entreprise moderne et innovante.
Une affluence réduite
Les entreprises qui souhaitent optimiser l’accueil des visiteurs utilisent l’option « invitation », comprise dans la livraison, afin de réduire les files d’attente et les rassemblements de personnes. Dès avant sa visite, le visiteur reçoit un courrier électronique avec les détails de la visite, y compris un code PIN ou code QR. Une fois sur place, le visiteur s’inscrit en quelques secondes avec le code reçu et quitte la zone d’accueil aussitôt.
Gestion des visiteurs conformément au RGPD : les lois concernées
- Le RGPD s’applique à chaque fois qu’il s’agit de traiter ou d’enregistrer (article 4, N° 2 RGPD) des « données à caractère personnel » (article 4, N° 1 RGPD).
- Outre la raison du stockage (art. 5, n° 1b - par exemple, visite du site de production), il convient également de respecter des principes tels que la minimisation de données (article 5, N° 1.c RGPD). À cela vient s’ajouter l’obligation de protéger les données contre toute prise de connaissance par des personnes non autorisées.
- Par ailleurs, la collecte de données à caractère personnel est toujours liée à une obligation d’informer chaque visiteur (articles 13, 14 RGPD) de la base sur laquelle les données ont été collectées et de la manière dont l'entreprise traite les données.
Contact:
Interflex Datensysteme GmbH
Marketing Communications
interflex.pr@allegion.com
