La société Interflex Datensysteme GmbH, spécialiste des concepts d’accès modernes, de saisie des données horaires et de gestion du temps, présente trois nouveaux modules supplémentaires pour la gestion des visiteurs venant compléter son système de contrôle d'accès IF-6040. Ces modules permettent d'inscrire des visiteurs via le libre service, d'effectuer des annonces d'arrivée de visiteur à partir d'Outlook, et ils offrent aux visiteurs la possibilité de s'inscrire eux-mêmes – par exemple à partir du hall d'entrée de chaque établissement. Les fonctions étendues prennent en charge encore plus largement que jusqu'à maintenant une gestion des visiteurs rapide et fiable.

« Dans le cadre de la poursuite permanente de l'efficacité et de la simplification des processus, notre gestion des visiteurs élargie permet aux entreprises et à leurs invités de se concentrer sur l'essentiel à une échelle encore plus grande. La charge administrative diminue pour une sécurité constamment élevée » explique le Dr. Jörg Wissdorf, Directeur général d'Interflex.

Les visiteurs spontanés s'inscrivent eux-mêmes

Pour les visiteurs qui apparaissent spontanément dans l'entreprise à une échéance, le logiciel IF-6040 offre maintenant la possibilité de s'inscrire directement dans la zone de réception via un ordinateur ou une tablette. Pour ce faire, l'utilisateur choisit d'abord son langage conversationnel favori parmi six langues. Ensuite, il saisit ses données de visiteur personnelles, en commençant par le prénom et le nom, en passant par la sélection ou la création de sa société, jusqu'à la sélection d'un responsable et d'une confirmation à la formation à la sécurité. Pendant la saisie, le système crée automatiquement une préinscription pour les employés à la réception. Ceci décharge les employés à la réception, tandis que la saisie effectuée par le visiteur lui-même accroît la qualité des données.+

Inviter les visiteurs via Outlook

Le logiciel compagnon Outlook permet aux employés de convenir de rendez-vous avec leurs visiteurs dans l'environnement Outlook Microsoft habituel. L'invitation comporte la description du trajet et des détails relatifs aux délais, et offre un espace comme un code QR. Ce code permet d'appeler immédiatement des données sans enregistrement sur place.

La gestion des visiteurs est devenue encore plus confortable pour les employés et le personnel de réception grâce à d'autres fonctions, comme la synchronisation automatique lors de modifications de délais, la mise en œuvre de champs de données sur mesure, ou encore la reprise de participants de visite comme contacts personnels Outlook.

Invitation visiteurs en libre service pour une efficacité accrue

Avec la dernière version de la gestion des visiteurs IF-6040, les employés peuvent utiliser les invitations déjà disponibles comme modèles pour de nouvelles invitations. Le logiciel reprend automatiquement dans le nouveau formulaire les indications appropriées provenant de l'invitation sélectionnée. En cas de modifications de délais en vue pour des entrées de calendrier déjà enregistrées dans Outlook, celles-ci peuvent être communiquées à tout moment par courriel aux visiteurs sous forme d'invitation visiteur. Le visiteur peut reprendre directement dans son calendrier électronique le fichier ics en pièce jointe, et il dispose ainsi des données de délai corrigées.

Attribuer des droits d'accès aux visiteurs

La solution Interflex permet de gérer, de documenter et d'archiver également les droits d'accès des visiteurs et employés de sociétés étrangères. La durée du droit d'accès est couplée au début et à la fin d'une visite. Ainsi, un badge perd automatiquement sa validité après un délai.

En cas de perte d'un badge, il est possible de le remplacer de manière économique directement à la réception.

S'il n'est pas nécessaire qu'un visiteur reçoive des droits d'accès séparés, les entreprises profitent de la fonction « Badgeage suivant responsable ». Le responsable badge d'abord et passe ensuite par le tourniquet. Ensuite, le visiteur peut lui-même passer avec son badge sans avoir besoin d'une autorisation d'accès propre pour le tourniquet.