Komfortable Anmeldung und hohe Datensicherheit – moderne Besucherverwaltung für Ihre Anforderungen

Transparent, revisionssicher und komfortabel – mit der Anwendung „Besucherverwaltung“ setzen Sie auf eine moderne Lösung mit vielseitige Möglichkeiten


Als Unternehmen stehen Sie täglich vor der Herausforderung verschiedenste Personengruppen – von Gästen über Lieferanten bis hin zu Bewerbern – zu empfangen und die dabei erhobenen Daten zu verwalten.

Durch gesetzliche Vorschriften, wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), wird die datenschutzkonforme Verarbeitung und Speicherung von Besucherdaten zu einer Herausforderung für Unternehmen, die oftmals noch auf das klassische Gästebuch setzen. Zudem haben Unternehmen mit kritischen Infrastrukturen zahlreiche Informationspflichten gegenüber verantwortlichen Unternehmensbereichen, Geschäftspartnern und Behörden, wenn es z.B. um den Nachweis von durchgeführten Sicherheitsunterweisungen, der erteilten Zutrittsberechtigungen und deren Gültigkeitsdauer geht. In aktuellen Pandemie-Zeiten ist es außerdem nützlich, wenn nachvollziehbar nachgewiesen werden kann, wer sich wann im Unternehmen aufgehalten hat.

Mit dem Anwendungsmodul „Besucherverwaltung“ innerhalb der Softwaresystemlösung IF-6040 realisieren Sie schon heute ein modernes, skalierbares Besuchermanagement – ganz nach Ihren unternehmensspezifischen Vorgaben. Ganz egal, ob Sie ein mittelständisches Unternehmen sind, dass die gewohnten Prozesse beim Empfang digitalisieren möchte und nach einer komfortablen Anmeldemöglichkeit für die Besuchsabwicklung sucht. Oder ob Sie ein großes Unternehmen sind, das durch einen reduzierten personellen Aufwand am Empfang mehr Kosteneffizienz erzielen möchte.


 

 

Die zentralen Fragen lauten:

Wie können Sie den Empfang von Besuchern schnell und komfortabel gestalten, die zu Grunde liegenden Prozesse vereinfachen
und automatisieren und dabei gleichzeitig die Mitarbeiter am Empfang maximal entlasten?
 

Wie können Sie sicherstellen, dass die von Besuchern erhobenen Daten revisionssicher und datenschutzkonform erhoben und verarbeitet werden –
und das idealerweise gemäß den geltenden gesetzlichen und firmeninternen Richtlinien?

 

 


Von komfortabler Einladung, Sicherheitsunterweisung und schneller Anmeldung bis zur datenschutzkonformen Datensicherung –
Interflex-Lösungen für moderne Besucherverwaltung:

 

 

Moderne Zutrittskonzepte von Interflex


 

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Komfortable Einladung

Anmeldeprozesse durch Mitarbeiter-Self-Service verkürzen und vereinfachen


Mitarbeiter können Besucher über die Anwendung „Einladung“ oder dem Outlook-Add-in der Besucherverwaltung vorab einladen und dadurch die eingepflegten Besuchsdaten dem Empfang übermitteln.

Der Besucher erhält im Vorfeld seines Besuchs vom Gastgeber automatisiert eine Einladung per E-Mail mit allen notwendigen Informationen, wie Identifikationsmerkmal (QR-Code oder PIN), Besuchsinformationen und Anfahrtsbeschreibung. Dadurch lässt sich am Besuchstag der Anmeldevorgang erheblich verkürzen, da der Besucher sich nur noch am Empfang, Tablet oder Selbstanmelde-Kiosk identifizieren muss.

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Einfache Selbstanmeldung am Tablet oder am Kiosk

Wartezeiten am Empfang reduzieren


Sie können Ihren Administrationsaufwand am Empfang zusätzlich reduzieren, z.B. mit der Software-Erweiterung „Selbstanmeldung Basic“. Diese ermöglicht es dem Besucher sich selbständig am Tablet im Foyer oder an einem separaten Selbstanmeldungs-Kiosk zu erfassen. Gleichzeitig durchläuft dieser eine Datenschutzerklärung und eine Sicherheitsunterweisung, die über gesetzliche und firmeninterne Richtlinien informiert. Stimmt er zu, werden die erhobenen Unterweisungsdaten bei Bedarf revisionssicher dokumentiert. Im System sind die vollständigen Besucherdaten erfasst und stehen dem Empfangsmitarbeiter für die Anmeldung bereit.


Selbständige An- und Abmeldung

Mit der Anwendung „Selbstanmeldung Pro“ lässt sich noch mehr Kosteneffizienz erzielen. Denn mit der Lösung übernehmen die Besucher selbstständig und direkt den An- und Abmeldungsprozess. Die Lösung eignet sich besonders für Nebeneingänge oder Eingänge, die nicht aktiv von einem Empfangsmitarbeiter beaufsichtigt werden. Eine separate Anmeldung am Empfang entfällt. Durch die erfassten Voranmeldungen im System, reduzieren sich die Wartezeiten, weil alle Besuchsdaten bereits am Empfang vorliegen. Verkürzte Wartezeiten und entlastetes Empfangspersonal sind das Resultat einer intelligenten Besucherverwaltung.

 

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Rechtskonformer Datenschutz

Mit dem elektronischen Gästebuch Besucherdaten sicher erfassen


Mit der Anwendung „Selbstanmeldung Pro“ erhalten Sie ein elektronisches Gästebuch, mit dem Sie den Administrationsaufwand der Empfangsmitarbeiter senken. Die erhobenen Daten des Besuchers bleiben durch die digitale Verarbeitung vor unberechtigtem Zugriff Dritter geschützt.

Außerdem reduziert sich die Fehlerquote bei der Dateneingabe, weil die Daten elektronisch erfasst und revisionssicher abgelegt werden. Datenfelder lassen sich zudem individuell und nach Ihren Unternehmensbedürfnissen konfigurieren. Damit wirken Sie nicht nur professionell, sondern erfüllen auch den Grundsatz der Datensparsamkeit der Datenschutzgrundverordnung.  

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Sichere Zutrittskontrolle von Besuchern

Zutrittsrechte revisionssicher vergeben



Als Bestandteil des Zutrittskontrollsystems IF-6040 können Zutrittsrechte für Besucher bequem, vollständig und nachvollziehbar bei der Anmeldung vergeben und bei der Abmeldung automatisch wieder entzogen werden.

Dabei sind Zutrittsprofile für Besucher standardisiert und automatisch an die Besuchsdauer gekoppelt. Für Fremdfirmen, die regelmäßig das Firmengelände betreten, können beispielsweise Zutrittsrechte auch direkt an die Fremdfirma erteilt werden.

Damit erhalten alle Mitarbeiter des gleichen Unternehmens bei Anmeldung für die Besuchsdauer mittels Vererbung die entsprechenden Zugangsberechtigungen. Alle Prozesse lassen sich teil- und vollautomatisiert über den Empfang steuern und sichern so einen dokumentierten und sicheren Ablauf bei der Vergabe von Zutrittsmedien.


Weitere Informationen zur modernen Besucherverwaltung finden Sie in der Broschüre.

 


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