Besucherverwaltung – zuverlässig und komfortabel

 

Mit der Besucherverwaltung können zahlreiche Personengruppen empfangen und verwaltet werden, ob in großen oder kleinen Unternehmen. Hierzu zählen neue Gäste, Stammbesucher, wiederkehrende Lieferanten und Projektmitarbeiter.

Ob im Sekretariat, am Arbeitsplatz, am Empfang, im Foyer, im Schalterbereich oder per Internet: Sie ordnen Ihren Gästen den jeweiligen Ansprechpartner innerhalb Ihres Unternehmens zu, geben Besucherausweise aus und definieren Bereiche, die ein Gast betreten darf.

Über Voranmeldungen durch den Gastgeber können Sie den personellen Aufwand an Pforte und Empfang weiter reduzieren. Besuchergruppen oder Einzelbesucher, Tages- oder Mehrtagesbesucher melden Sie bequem über einen dafür zugeschnittenen Dialog an.

 

 

Besuchermanagement mit umfangreichen Funktionen:

Die für das Verwalten von Besuchern eingesetzte Sicherheitssoftware „Empfang“ ermöglicht es, Zutrittsrechte für Offline- und Online-Lösungen direkt an Gäste zu vergeben. Zu ihren vielfältigen Funktionsmerkmalen zählen unter anderem die manuelle oder vollautomatische:

 

  • An- und Abmeldung,
  • die Ausgabe von Passierscheinen und Besucher-Ausweisen,
  • die Datenschutzerklärung,
  • die Besucher- und Sicherheitsunterweisung,
  • die Erstellung von Besucherfotos,
  • die Sperr-Liste,
  • die Schnellabmeldung,
  • die Begleiter-Folgebuchung,
  • die Berechtigung zur Öffnung der Parkschranke
  • sowie die Archivierung der Besucherdaten.

Mithilfe der optimal angepassten Arbeitsabläufe sparen Sie wertvolle Arbeitszeit und ermöglichen Ihren Gästen einen angenehmen Aufenthalt.

 


 

Empfang

NEU: Einladungsportal für externe Firmen


Ob Lieferant, Handwerker oder externer Mitarbeiter – mit dem Erweiterungsmodul Einladungsportal können sich externe Firmen direkt selbst über die intuitive Bedienoberfläche „Self-Service“ im System IF-6040 als Besucher anmelden. Durch die Auslagerung des Anmeldeprozesses entfällt für Empfangsmitarbeiter der teils hohe administrative Aufwand. Disponenten der externen Firmen erstellen und disponieren die Arbeitseinsätze ihrer Mitarbeiter, die automatisch über eine E-Mail Einladung alle wichtigen Informationen zum Einsatzort, eine Anfahrtsbeschreibung sowie einen Kalendereintrag erhalten.

Und auch beim Empfang vor Ort geht es ganz fix – durch einen PIN- oder einen QR-Code sind Voranmeldungen im System schnell gefunden, was den Anmeldeprozess sehr effizient gestaltet.

 
 

 

Empfang

NEU: ID-Check am Empfang


Gerade in Zeiten, in denen Kriminille immer raffinierter werden, ist es umso wichtiger, dass die Identität externer Besucher auf ihre Richtigkeit geprüft wird. Damit dies für Empfangspersonal nicht zum aufwendigen Verwaltungsakt wird, gibt es das Erweiterungsmodul ID-Check am Empfang. Maschinenlesbare, amtliche Dokumente, wie z. B. Personalausweise oder Reisepässe, aber auch Führerscheine lassen sich damit einlesen und anhand zahlreicher Sicherheitsmerkmale überprüfen.

Bei ungültigen oder abgelaufenen Dokumenten meldet das System eine Warnung. Die gescannten Daten werden dann zur Neuanlage in der Besucherverwaltung verwendet. Die zeitaufwendige manuelle Erfassung fällt weg. Sollte die erfasste Person schon im System vorangemeldet sein, werden die Daten mit einem simplen Mausklick in eine Anmeldung überführt. So wird der Anmeldprozess mit dem ID-Check nicht nur sicherer, sondern beschleunigt ihn auch erheblich.

 

 

Empfang

Empfang mit Bildaufnahme


Ganz einfach lassen sich in den Anwendungen Empfang und Selbstanmeldung Besucherfotos erstellen. Bei der Selbstanmeldung kann der Besucher bei der Dateneingabe aufgefordert werden, über eine Webcam ein Foto aufzunehmen. Das Bild wird in der Besucherkartei hinterlegt und sorgt für zusätzliche Sicherheit im Umgang mit externen Gästen.

Insbesondere bei größeren Personengruppen wird der Abwicklungsprozess vereinfacht und der Gastgeber erkennt anhand der Fotos sofort die richtigen Besucher.
 
 

 

 

 

Selbstanmeldung mit Ausweisausgabe

Selbstanmeldung mit Ausweisausgabe


In der Besucher- Selbstanmeldung PRO haben spontane und vorangemeldete Besucher die Möglichkeit, sich am PC oder einem Tablet (Kiosk) im Empfangsbereich selbst anzumelden. Am Ende des Anmeldedialogs erfolgt die Ausgabe des Besucherausweis über einen geeigneten Drucker mit integrierter Lese- und Kodiereinheit.

Diese Lösung eignet sich besonders für Nebeneingänge oder Außenstellen, da für die Ausgabe des Ausweises kein Personal erforderlich ist. Besucher lassen sich somit auch an Eingängen ohne Pförtner- oder Empfangspersonal problemlos in das Sicherheits- und Zutrittskontrollkonzept integrieren.

 

 

 

 

Parkschranke mit QR-Code öffnen

Parkschranke mit QR-Code öffnen


Die Lösung von Interflex integriert Schranken am Parkplatz optimal in die Besucherverwaltung. Vor dem Besuchstermin erhält der Gast per E-Mail eine Einladung mit einem erweiterten QR-Code sowie sämtlichen Besuchsinformationen. Der QR-Code berechtigt vor dem Besuchsbeginn zur Öffnung einer Schranke am Parkplatz.

Darüber hinaus kann der erweiterte QR-Code nach einer Anmeldung als Besucherausweis verwendet werden. Die Zutrittskontrolle ohne direkten Kontakt mit den Besuchern ist vor allem in Pandemiezeiten von großem Vorteil.

 


 

Mitarbeiter laden ihre Besucher über Outlook oder mit der Anwendung „Einladung“ im Self-Service ein

Mitarbeiter können mit ihren Besuchern komfortabel Termine vereinbaren: Mit einem dafür konzipierten Outlook-Add-in oder der Anwendung „Einladung“ im Self-Service tauschen Mitarbeiter und ihre Gäste bereits vor dem Besuchstermin alle notwendigen Angaben aus, wie etwa den Termin inklusive Besuchsdaten und die Anfahrtsbeschreibung. Somit werden bereits im Vorfeld alle relevanten Informationen kommuniziert und alle Beteiligten – Gäste, Mitarbeiter und Empfangspersonen – profitieren von einem kurzen Anmeldevorgang.

 

Selbstanmeldung am Tablet

Damit der Administrationsaufwand am Empfang möglichst gering bleibt, gibt es eine komfortable Lösung. Mit der Software-Erweiterung „Selbstanmeldung Basic“ kann sich der Besucher eigenständig an einem separaten Selbstanmeldungs-Kiosk oder Tablet im Foyer mit Vor- und Nachnamen, Firma und Ansprechpartner anmelden. Gleichzeitig wird der Besucher über gesetzliche und firmeninterne Bestimmungen (Datenschutzerklärung und Sicherheitsunterweisung) informiert. Parallel dazu erstellt das System automatisch eine Voranmeldung für den Empfangsmitarbeiter.

 

Selbstanmeldung „Kiosk“ am Nebeneingang

An Nebeneingängen oder in Bereichen ohne Empfangspersonal kann durch die Anwendung „Selbstanmeldung Pro“ die Kosteneffizienz weiter gesteigert werden. So können sich Besucher ab sofort an einem Selbstanmeldungs-Kiosk oder Tablet im Empfangsbereich oder im Foyer selbstständig an- und abmelden. Die Besucherdaten werden automatisch im System verarbeitet. Die Registrierung am Empfang entfällt und ist nicht erforderlich. So werden unbeaufsichtigte Nebeneingänge oder Außenstellen erfolgreich in die Besucherabwicklung integriert.  

 

Elektronisches Gästebuch im Foyer

Der Schutz von Daten ist oberster Ziel. Das gilt auch für das Besucher-Gästebuch in Ihrem Empfangsbereich. Um hier datenschutzkonform zu agieren, ist das Digitalisieren der Besucherabwicklung besonders empfehlenswert. Somit stellen Sie sicher, dass die Besuchsdaten Ihrer Gäste nicht öffentlich einsehbar sind und kein Gästebuch in Papier-Form benötigt wird. Ab sofort können Sie mit der Anwendung „Selbstanmeldung Pro“ Ihren Besuchern ein elektronisches Gästebuch bereitstellen. Hierbei entfällt der Administrationsaufwand an Ihrem Empfang und Ihre Gäste werden im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) verwaltet.

 

Besucherverwaltung für kleine und mittlere Unternehmen  

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die ihre gewohnten Prozesse beim Besucherempfang digitalisieren und nicht in größere Umstrukturierungen investieren möchten, gibt es eine smarte Lösung von Interflex: die Besucherverwaltung KMU.

Die Besucherverwaltung KMU ist bestens geeignet für Unternehmen:

 

  • die eine digitale Lösung anstelle eines Besucherbuches in Papierform einsetzen wollen,
  • die ihren Besuchern kurze Wartezeiten, eine komfortable Anmeldung und hohe Datensicherheit bieten möchten,
  • die Ihren Besuchern komfortable Funktionen wie die Selbstanmeldung am Tablet (Selbstanmeldung Pro) oder Expressanmeldung mit dem QR-Code ermöglichen wollen.
 

Weitere Informationen finden Sie in unserer Broschüre

 

 

 

 

 




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