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01.11.2016

Prozesse sorgen für Entlastung

Tradition trifft Moderne

Der Leitsatz von Mundschenk lautet: „Wir verwandeln Papier zu Kommunikation“. Dabei setzt das traditionelle Druck¬ und Verlagshaus auf eine konstant hohe Qualität und zufriedene Kunden. Motivierte Mitarbeiter und eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre sind seit fünf Generationen ein Schlüssel zum Erfolg. 

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Zeiterfassung- und Zeitwirtschaft Mundschenk

Das Unternehmen beschäftigt Mitarbeiter aus Produktion und Verwaltung in verschiedenen Arbeitszeitmodellen. Mundschenk hat den Anspruch, sowohl die Vergütung als auch die Arbeitszeitregelungen der Mitarbeiter einwandfrei abzubilden. Die wesentliche Herausforderung dabei ist es, die Arbeitszeit auf bestimmte Zuschlagskonten zu buchen, sodass Arbeitsverträge, Tarifvereinbarungen und Nachtzuschläge erfüllt werden. 


Arbeitszeitmodelle abbilden und Mitarbeiter entlasten 
Gesucht wurde ein Zeiterfassungssystem, das die Zeitdaten der Mitarbeiter erfasst, automatisch gemäß dem entsprechenden Arbeitszeitmodell verbucht und Urlaubsanträge papierlos abwickelt. Neben dieser Hürde bestand die größte Herausforderung darin, verschiedene Schichtmodelle abzubilden, sodass Nachtzuschläge, Antrittsgebühren oder Sonntagszuschläge korrekt und ohne manuelle Eingabe zugewiesen werden können. 

Die Mitarbeiter sollten von diesem Erneuerungsprozess ebenso profitieren und in die Organisation ihrer Zeitdaten aktiv eingebunden werden. Mit einem elektronischen Antragsverfahren galt es, den Genehmigungsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen. Nach einem persönlichen Beratungsgespräch entschied sich Mundschenk für die neueste Version der IF¬6020 und die Einführung des Moduls WebClient, der Employee Self¬Service ermöglicht. 


Moderne Workflows ersetzen zukünfig Papieranträge
Für die Erfassung der Zeitdaten wurden moderne Hardwaregeräte der Interflex-Designserie eVAYO installiert. Die Geräte identifizieren gängige RFID¬Leseausweise. Von hier aus werden die Zeitdaten an die Software automatisch übermittelt.

In Echtzeit werden die Daten in der Software IF¬6020 für Zeiterfassung abgebildet und auf entsprechende Konten gebucht. Abhängig vom hinterlegten Zeitprofil werden Zulagen oder Tarife automatisch zugewiesen. Diese Daten werden an das Gehaltssystem übertragen und sorgen für eine leistungsgerechte und pünktliche Vergütung der Mitarbeiter.

Mit Employee Self¬Service, über den IF-6020 WebClient, stellen die Mitarbeiter heute elektronisch ihre Urlaubsanträge. Dieses Verfahren erleichtert und beschleunigt den Genehmigungsprozess ungemein, da mithilfe hinterlegter Workflows die Anträge automatisch Vorgesetzten vorgelegt werden.

Das System wurde vor Ort von erfahrenen Beratern implementiert und in Betrieb genommen. Anschließend machten sich Administratoren und Mitarbeiter mit der Anwendung des Systems in Schulungen vertraut.

Heute funktioniert die automatische Zuweisung der Zeitzuschläge einwandfrei. Eine manuelle Bearbeitung wäre für Mundschenk nicht mehr vorstellbar. Gleichzeitig freuen sich die Mitarbeiter über das deutlich verbesserte und vereinfachte Antragsverfahren. 

 

Kunde:

Mundschenk Druck- und Vertriebsgesellschaft GmbH & Co. KG
Harburger Straße 63 | 29614 Soltau
www.mundschenk.de

Branche:
Druckerei

Unternehmensgröße:

130 Mitarbeiter

Lösung:

ZeiterfassungZeitwirtschaft (Hardware und Software) Employee Self-Service

Kontakt:

Interflex Datensysteme GmbH


Marketing Communications

Veronika Schottmüller

interflex.pr@allegion.com