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24.04.2015

Elektronische Personaleinsatzplanung vs Planung auf Papier

Zahlreiche Unternehmen passten in den letzten Jahren ihre Maßnahmen in den operativen Bereichen an, um die Wirtschaftlichkeit zu erhöhen. Mithilfe einer optimierten Personaleinsatzplanung werden Mitarbeiter genau dann eingesetzt, wenn sie gebraucht werden. So lassen sich teure Leerlaufzeiten vermeiden und Überstunden reduzieren.

Papierwirtschaft ade

Worin liegt nun aber der Unterschied zwischen einer Planung auf Papier oder in Form einer Excel-Tabelle gegenüber einer elektronischen Personaleinsatzplanung in einem Workforce-Management-System? Für eine bestmögliche Einsatzplanung müssen alle relevanten Informationen transparent und übersichtlich dargestellt werden. Dazu gehören unter anderem aktuelle Stundensalden, vertragliche Arbeitszeiten oder bereits geplante Fehlzeiten. Ebenso sind Fahrgemeinschaften oder die Erreichbarkeit des Arbeitsplatzes mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht zu vernachlässigende Parameter. Auch diese müssen für den Planer ersichtlich sein. Hinzu kommen Prognosen, wie sich die Saldenstände jedes einzelnen Mitarbeiters auf Grund der zukünftigen Einsatzplanung entwickeln werden und welchen Einfluss evtl. Zuschläge, die während des Planungszeitraumes anfallen, auf die Saldenstände haben.

Die umfassende Dokumentation dieser Daten zur Personaleinsatzplanung stellt allerdings nur die Basis eines modernen Planungssystems dar. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Integration der Personalbedarfsermittlung in die Darstellung der Einsatzplanung. Damit lässt sich im Planungsprozess sofort erkennen, an welchen Stellen des Planungszeitraumes ein Arbeitsplatz, eine Abteilung oder ein Team unter- oder überbesetzt ist.

 

Flexibler Zugriff auf Mitarbeiterpools

Immer mehr Unternehmen tendieren dazu, ihre Mitarbeiter nicht mehr festen Arbeitsplätzen oder Bereichen zuzuordnen, sondern diese in flexiblen Mitarbeiterpools zusammenzufassen. Somit ist es notwendig, dass in einem modernen Einsatzplanungssystem auf diese Mitarbeiterpools flexibel zugegriffen werden kann. Der Planer hat damit die Möglichkeit, geeignete Mitarbeiter herauszusuchen und diese entsprechend der sich ergebenden Stundensalden den Arbeitsplätzen zuzuordnen.

Während der zu planenden Arbeitszeit müssen durchgehend Mitarbeiter mit besonderen Qualifikationen – z.B. Erste-Hilfe-Ausbildung, Brandschutz etc. – anwesend sein. Da diese Qualifikationen über verschiedene Arbeitsplätze oder Abteilungen verteilt sein können, muss ein entsprechendes Planungstool diese Funktionalität ebenfalls bieten. So wird effizient und ohne manuelle Nachbearbeitung der Komfort einer elektronischen Personaleinsatzplanung sichergestellt.

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